众所周知，Access（数据库）文件中包含数据表，设计数据表结构时，设定了每个字段的大小。例如，“文本”类型的字段大小，默认为50个字符；“备注”类型的字段大小，为64KB。
　　在实际使用时，字段中往往有很多空余。因此，当数据库文件的大小超过256KB后，应当使用“关闭时压缩”功能。此功能是在关闭数据库时，将记录中的“空格消除”，从而达到减小数据库文件的目的。具体操作方法是：
　　⑴单击“工具”·“选项”。
　　⑵“选项”对话框的“常规”选项卡，选中“关闭时压缩”复选框，然后单击“应用”即可。
　　提示：
　　⑴数据库文件越大，压缩效果越明显。例如，有一个数据库文件压缩前达16MB，压缩后，只有223KB。压缩比例高达72倍。
　　⑵压缩位于使用 NTFS 文件系统的卷上的Access 文件时，Access 会删除已有文件并用压缩文件进行替代。接着，Access 将默认文件权限应用于新的文件。